Politique de confidentialité

1. Qui est responsable ?

DocZen édite l’application DocZen, qui aide les particuliers et les familles à ranger leurs papiers (site, application web, application mobile « DocZen » et service associé).

DocZen est responsable du traitement des données de votre compte, de votre foyer et des documents que vous y ajoutez, ainsi que des données du site (formulaire de contact).

2. Quelles données sont traitées ?

• Compte : prénom, nom, adresse e-mail, langue, foyer et rôle dans le foyer (responsable ou membre). Le mot de passe n’est jamais stocké en clair.
• Documents : les fichiers que vous ajoutez (PDF, images, photos prises depuis l’application mobile), les e-mails transférés à l’adresse DocZen de votre foyer, le texte reconnu, les informations extraites (type, émetteur, montants, dates) et la visibilité choisie (partagé ou privé).
• Échéances et activité : échéances créées automatiquement ou par vous, questions posées à l’assistant et ses réponses, journal d’activité du foyer (membre, action, date).
• Abonnement : offre choisie et historique de facturation. Pour un abonnement souscrit dans l’application, les informations de transaction transmises par l’App Store ou Google Play (identifiant d’achat, produit, dates, état du renouvellement). Les données de carte bancaire sont traitées directement par notre prestataire de paiement, Apple ou Google, et ne sont jamais stockées par DocZen.
• Technique : adresse IP, identifiant de requête, journaux d’erreur, version de l’application. Sur mobile, un identifiant d’installation et, si les notifications sont activées, un jeton de notification.
• Site : les champs du formulaire de contact (nom, e-mail, message).

3. Application mobile

• Caméra : utilisée uniquement lorsque vous photographiez un document. Les photos sont envoyées à votre foyer DocZen et ne sont pas conservées ailleurs sur le téléphone.
• Photos et fichiers : le sélecteur du système est utilisé ; l’application n’accède pas à votre galerie ni à vos fichiers en dehors de ce que vous choisissez.
• Notifications : lorsqu’elles sont activées (rappels d’échéance notamment), le jeton de notification est transmis à Firebase Cloud Messaging (Google) pour la remise des alertes.
• Stockage local : les jetons de session sont conservés dans le coffre sécurisé du téléphone ; un cache des derniers documents, échéances et notifications permet la consultation hors connexion. Ces données sont supprimées à la déconnexion et à la désinstallation.
• Aucun SDK publicitaire, aucun outil de suivi comportemental n’est intégré.

4. Pourquoi ?

• Fournir le service : ajout, reconnaissance, classement, extraction, recherche, rappels d’échéance, réponses de l’assistant et partage au sein du foyer.
• Gérer votre abonnement et la facturation, y compris la vérification des achats effectués dans l’application auprès d’Apple ou de Google.
• Sécuriser le service : authentification, cloisonnement des foyers, journal d’activité, prévention des abus.
• Répondre aux demandes envoyées via le formulaire de contact.
• Respecter les obligations légales de DocZen.

Ces traitements reposent sur l’exécution du contrat qui nous lie (conditions d’utilisation), sur l’intérêt légitime de DocZen à sécuriser son service, sur nos obligations légales, et sur votre demande lorsque vous nous contactez.

5. Lecture automatique et assistant

Pour reconnaître et ranger vos documents, en extraire les informations utiles et répondre à vos questions, leur contenu est traité par des moteurs de reconnaissance de texte et des modèles de langage, uniquement pour vous rendre ce service.

Vos documents ne sont jamais utilisés pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle, ni par DocZen ni par ses prestataires. L’assistant ne consulte que les documents que vous avez le droit de voir : un document privé n’est jamais utilisé pour répondre à un autre membre du foyer.

6. Qui y a accès ?

• Les membres de votre foyer, pour les documents partagés. Un document marqué « privé » n’est visible que par la personne qui l’a ajouté.
• Les équipes techniques de DocZen, uniquement lorsque c’est nécessaire à l’exploitation et au support, sous obligation de confidentialité.
• Les prestataires nécessaires au service : hébergement en France et dans l’Union européenne, envoi d’e-mails, notifications mobiles, paiement, reconnaissance de texte et modèles de langage.

Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées à des tiers, et ne sont pas utilisées à des fins publicitaires.

7. Combien de temps ?

• Documents, échéances et informations extraites : tant que votre compte est actif, ou jusqu’à ce que vous les supprimiez.
• Compte : jusqu’à sa suppression. Après suppression, les données sont effacées dans un délai raisonnable, hors sauvegardes techniques qui expirent automatiquement.
• Données de facturation : pendant la durée imposée par les obligations comptables.
• Journaux techniques : au plus douze mois.
• Formulaire de contact : au plus douze mois après le dernier échange.

8. Vos droits

Vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou la portabilité de vos données, et vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime. Vous pouvez à tout moment exporter l’ensemble de vos documents.

Écrivez-nous à l’adresse ci-dessous ; nous répondons dans un délai d’un mois. Vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

9. Suppression du compte et des données

Vous pouvez supprimer vos documents à tout moment, et supprimer votre compte directement depuis l’application (Profil > Supprimer mon compte) ou l’application web ; vous pouvez aussi nous écrire en indiquant l’adresse e-mail de votre compte. Pensez à exporter vos documents avant. La suppression du compte ne résilie pas un abonnement souscrit via l’App Store ou Google Play : résiliez-le auprès de la plateforme.

Si vous êtes responsable d’un foyer comptant d’autres membres, confiez d’abord ce rôle à un autre membre ou retirez les membres, afin que leurs documents ne soient pas supprimés sans leur accord.

La désinstallation de l’application mobile efface le cache local et les jetons de session, mais pas votre compte ni vos documents.

10. Sécurité

• Hébergement en France et dans l’Union européenne.
• Chiffrement des échanges (HTTPS) et des fichiers stockés.
• Cloisonnement des foyers au niveau de la base de données.
• Jetons de session à durée limitée, renouvelés sur un canal dédié pour le mobile.
• Journal d’activité des actions importantes, consultable par le responsable du foyer.

11. Cookies et mesure d’audience

• Le site doczen-app.com utilise Google Analytics 4, Microsoft Clarity et Metricool pour mesurer sa fréquentation et améliorer ses pages (pages vues, provenance, type d’appareil, clics et défilement), uniquement si vous l’acceptez dans le bandeau affiché à votre première visite. Clarity masque les champs de saisie.
• L’application web DocZen utilise Google Analytics 4, avec le même accord, pour mesurer les étapes clés du parcours (inscription, connexion, choix d’une formule). Aucun document, nom de document ni contenu saisi n’est transmis.
• Sans votre accord, aucun cookie de mesure n’est déposé. Aucun cookie publicitaire n’est utilisé.
• Votre choix est commun au site et à l’application web et conservé 13 mois ; vous pouvez le modifier à tout moment via « Gérer les cookies » en bas de page.
• L’application mobile DocZen n’utilise ni Google Analytics, ni Clarity, ni Metricool.

12. Modifications

Cette politique peut évoluer avec le service. La date de mise à jour figure en haut de page ; les changements importants vous sont signalés par e-mail ou dans l’application.

13. Contact

Pour toute question ou demande relative à vos données : social@doczen-app.com.